2019 mars

5 tips för en lyckad IT-upphandling

Under mina 15 år som upphandlingskonsult har jag samlat på mig en del erfarenheter av vad som krävs för en lyckad upphandling av IT-tjänster. Det kan förstås variera med vad man ska handla upp och vilken typ av företag man är. Mina erfarenheter kommer från alla typer av IT-tjänster, till företag inom privata sektorn och oftast fler än 500 IT-användare.

 

1  Gör en ordentlig plan

Alla vet om det. Det måste planeras som ett projekt för att lyckas. Eftersom det periodvis är mycket resurskrävande både för dig och för inblandade leverantörer så krävs en handlings- och tidplan från början till slut. Att påbörja arbetet och ta planeringen efterhand brukar börja bra, men snart börjar allt glida och vägen framåt blir suddigare och suddigare. Eftersom de dagliga arbetsuppgifterna inte pausar, så hamnar man då i en ständig prioriteringskarusell. Beroende på omfattning så tar ett upphandlingsprojekt oftast 4-8 månader att genomföra.

 

2  Kom till skott

Eftersom det är en stor apparat att dra igång så finns det förstås en tendens att skjuta på starten tills man känner sig helt säker på vad man vill. Det är ju helt rätt, men det finns en fara att man ”ska bara” utreda det ena och det andra först. Bestäm krav och mål på en övergripande nivå. Detaljer och lösningar ska hanteras i projektet och helst i workshopformat tillsammans med duktiga leverantörer.

Ett upphandlingsprojekt börjar med att samla in data för ett nuläge och sätta nya krav. Det behöver inte någon egen ”förstudie”.

 

3  Håll hårt i rodret

När väl projektet är igång så finns alltid en risk att olika parter börjar dra i tidplaner och planerade aktiviteter. Det gäller både internt och från leverantörer. Att lägga upp planen i ett tidigt skede, och sen hålla sig hårt till den är en förutsättning för att lyckas. Var tydlig från början med att tider för workshops, anbudsinlämning m.m. inte är förhandlingsbara. Början man att rucka på vem som bestämmer, sitter man snart i knät både på leverantörer och interna intressenter.

 

4  Läs på och ha koll

Du måste ha full koll på ditt eget nuläge, befintliga avtal, resultat från workshops, inlämnade anbud och annan information som utbyts med leverantörer. Orkar man inte ha full koll själv så tar leverantören över den rollen, och då har man tappat i både styrning och förhandlingspotential.

5  Mallar och Businesscase

Ett anbud som inte är uppstyrt med ramar och mallar är i princip omöjligt att utvärdera. Börja bakifrån och definiera vilket resultat du vill åstadkomma. Sen arbetar man sig bakåt med att tänka igenom kedjan och ta fram mallar för:  Resultat - Utvärdering – Svarsmallar – Anbudsunderlag/Inparametrar. När det gäller pris så inser man att det inte är en prislista man ska fråga efter, utan en ifylld svarsmall som kan användas för att se t.ex. total kostnad per månad (eller år). Sen får du själv fylla på andra kostnader och besparingar som påverkas. Allt för att få till ett bra Business case och beslutsunderlag.

 

6  Ta hjälp

Ja, det skulle ju bara vara 5 tips, men jag måste också bara tillägga att om du vill vakna varje morgon och känna dig säker på att upphandlingen rör sig framåt enligt plan, så kan man alltid anlita en upphandlingskonsult. Jag kan sticka ut hakan och säga att det alltid lönar sig. Du räknar hem det med lägre insats av egna resurser, bättre priser, bättre villkor och snabbare genomförd upphandling. Du får tillgång till arbetsmetoder och erfarenhet från en stor mängd tidigare upphandlingar.

Torbjörn Jonsson

Owner & Senior Consultant

Ixton

Ixton IT Sourcing Consulting        

Kolmårdsgatan 53

602 41 Norrköping

Tel 0768-881186

E-post torbjorn.jonsson@ixton.se